ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE

ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE

Version: 11/07/2022

1. DEN DATAANSVARLIGE

Som defineret i artikel 4, stk. 5, i EUs generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR") er Hovmand A/S, Sandvadsvej 15 A, DK-4600 Køge ("Hovmand") databehandler med hensyn til Hovmands behandling af dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne meddelelse eller behandlingen af dine personoplysninger generelt, kan du kontakte vores Data Privacy Manager på:

customerservice@hovmand.com, +45 57 83 33 00

Yderligere information om vores afdelinger kan også findes på https://hovmand.com/da_dk/kontakt.  

2. BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

2.1 WEBSTED OG COOKIE

Hver gang du går ind på vores websted, overfører din internetbrowser automatisk oplysninger og information (kendt som logdata) til Hovmands webserver: 

• information om browsertype og -version
• det anvendte operativsystem
• henviser-URL (fra det tidligere besøgte websted)
• den anmodende computers IP-adresse
• dato og tidspunkt for serveranmodningen og
• klientens filanmodning (filnavn og URL).

Systemets midlertidige lagring af din IP-adresse er nødvendig for at gøre webstedet tilgængeligt for dig. Til dette formål skal din IP-adresse gemmes, så længe hjemmesiden er i brug. Det juridiske grundlag for behandlingen er artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR.

Ovennævnte personoplysninger gemmes desuden i logfiler for at sikre funktionalitet og sikkerhed samt til webstedsoptimering og statistik. Din IP-adresse gemmes dog i en anonymiseret form, så den ikke kan kobles til dig som bruger af dette websted.

De oplysninger, der indsamles for at gøre webstedet tilgængeligt, slettes, når webstedsessionen afsluttes. Logfiler slettes senest efter 18 måneder.

Desuden behandler vi dine almindelige personoplysninger i forbindelse med vores brug af cookies på webstedet.

Det juridiske grundlag for behandling af personoplysninger i relation til cookies er dit samtykke i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, litra a), i GDPR.

Hvis du giver dit samtykke til tredjepartscookies (f.eks. Facebook, LinkedIn eller Google), deler vi dine personoplysninger med de respektive tredjeparter.

Yderligere information om cookies findes i vores cookiepolitik: https://hovmand.com/da_dk/cookiepolitik 

2.2 KONTAKTANMODNING VED HJÆLP AF KONTAKTFORMULAREN OG VIA E-MAIL

Når du kontakter Hovmand ved hjælp af kontaktformularen på vores websted, via e-mail eller telefon, behandler vi dine almindelige personoplysninger, herunder:

• Virksomhed
• Navn
• E-mail
• Telefon
• Land
• Meddelelse (fritekst)

De personoplysninger, du giver, gemmes af Hovmand for at behandle din anmodning eller besvare dine spørgsmål via e-mail eller telefon.

Det juridiske grundlag herfor er artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR. Formålet med behandlingen er at behandle din anmodning. Hvis formålet med din e-mail eller meddelelse er at indgå en aftale eller andet relateret til en eksisterende aftale, er det juridiske grundlag artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR.

Hovmand sletter personoplysningerne, så snart det fremgår klart af omstændighederne, at din bekymring er blevet behandlet fuldt ud, eller at dit spørgsmål er endeligt besvaret. Hvis der er lovbestemte opbevaringsperioder, begrænser Hovmand behandlingen i overensstemmelse med sådan lokal lovgivning. 

2.3 REGELMÆSSIG INFORMATION OM HOVMANDS PRODUKTER OG TJENESTER OG SÆRTILBUD (NYHEDSBREV)

Hvis du tilmelder dig til at modtage regelmæssig information gratis via e-mail om Hovmands produkter og tjenester, arrangementer og særtilbud (nyhedsbrev), giver du dit samtykke til behandling af dit navn og din e-mailadresse med henblik på direkte markedsføring i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, litra a), og § 10, stk. 2, i markedsføringsloven.

Hovmand anvender "double opt-in": Når du har valgt at abonnere på vores nyhedsbrev, sender Hovmand en e-mail til den angivne adresse, hvor du bliver bedt om at bekræfte, at du ønsker at modtage information fra Hovmand om vores produkter og tjenester, arrangementer og særtilbud. Hvis du ikke bekræfter dit abonnement, er det ikke teknisk muligt for Hovmand at sende dig et nyhedsbrev, og Hovmand sletter dit navn og din e-mailadresse senest efter 30 dage.

Desuden gemmer vi oplysninger om din IP-adresse og tidspunkter for registrering og bekræftelse. Formålet med denne procedure er at kunne verificere din registrering og afklare ethvert misbrug af dine personoplysninger, hvor det er relevant. Det juridiske grundlag for behandlingen er artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR.

Din e-mailadresse vil blive slettet, når den ikke længere er nødvendig til dette formål. Hovmand gemmer derfor din e-mailadresse, så længe du ønsker at modtage information om vores produkter og tjenester. Dette gælder også for oplysninger, der behandles med henblik på at bekræfte dit samtykke (IP-adresse og tidspunkter for registrering og bekræftelse).

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage uden beregning ved at sende en e-mail til customerservice@hovmand.com, pr. brev eller ved at bruge afmeldingslinket i nyhedsbrevene.

2.4 BESKYTTET, EKSKLUSIVT OMRÅDE FOR FORHANDLERE AF HOVMANDS PRODUKTER

Hvis din arbejdsgiver er forhandler af Hovmands produkter, tilbyder Hovmand dig desuden at logge ind på webstedet med det brugernavn og den adgangskode, som Hovmand har givet dig.

Derudover gemmes følgende, når du logger ind:

• Brugernavn
• Dato og klokkeslæt

Personoplysningerne behandles på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR.

Hovmand bruger kun disse oplysninger til at levere særligt indhold, især billeder og dokumenter relateret til Hovmands produkter, som du som forhandler har brug for til salgs- og markedsføringsformål.

Personoplysningerne slettes, når du ikke længere er ansat hos forhandleren og dermed ikke længere har adgangsrettigheder til portalen.

2.5 ANSÆTTELSE

Vi behandler dine personoplysninger, når du ansøger om et job hos Hovmand. Under ansættelsesprocessen kan vi behandle følgende almindelige personoplysninger om dig:

• personoplysninger i dit ansøgningsmateriale
• personoplysninger, som vi indsamler fra offentlige onlinemedier, herunder f.eks. LinkedIn, Facebook osv.
• personoplysninger, som vi indsamler under samtaler
• personoplysninger, som vi indsamler fra referencer
• personoplysninger, som fremgår af testresultater fra personlighedstest osv.
• straffeattester under særlige omstændigheder.

Det juridiske grundlag for vores behandling af dine almindelige personoplysninger er vores gensidige legitime interesser i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, litra f), eller dit samtykke i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, litra a), i GDPR.

Hvis vi anmoder om at få referencer, informerer vi dig, inden vi kontakter eventuelle referencer, som kan være angivet i ansøgningsmaterialet.

Vi indsamler kun almindelige personoplysninger fra dig. Afhængigt af de oplysninger, du – på eget initiativ – har angivet i dit ansøgningsmateriale, kan vi dog behandle følsomme personoplysninger (f.eks. vedrørende sundhed, politisk overbevisning, fagforeningsmedlemskab eller seksuel orientering) eller dit personnummer.

Vi beder dig venligst om ikke at indsende følsomme personoplysninger i dit ansøgningsmateriale, medmindre du vurderer, at det er strengt nødvendigt.

I det omfang vi behandler følsomme personoplysninger om dig, fordi du har givet disse oplysninger i dit ansøgningsmateriale på eget initiativ, betragtes din afgivelse af disse oplysninger som samtykke til vores behandling af personoplysningerne under ansættelsesprocessen (opfordrede ansøgninger), eller indtil vi har vurderet, om vi har til hensigt at gemme din ansøgning i en periode (uopfordrede ansøgninger).

Som udgangspunkt gemmer vi dit ansøgningsmateriale i op til seks måneder efter afslutningen af ansættelsesprocessen (opfordrede ansøgninger) eller 10 dage efter modtagelse (uopfordrede ansøgninger). Hvis du giver os dit samtykke, gemmer vi din ansøgning til fremtidige ledige stillinger i op til to år.

3. VIDEREGIVELSE OG OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER

Vi deler ikke dine personoplysninger med tredjeparter, medmindre videregivelsen er nødvendig for, at vi kan levere vores tjeneste til dig. Når det er nødvendigt, videregiver vi personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• databehandlere (f.eks. udbydere af hosting og andre IT-tjenester)
• koncernvirksomheder
• forretningspartnere og andre tjenesteudbydere
• revisorer eller advokater

Hvis vi videregiver dine personoplysninger til tredjeparter, sørger vi altid for, at vi har et legitimt formål og et juridisk grundlag for at gøre det.

Hvis vi videregiver dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU/EØS, sikrer vi, at vi har et juridisk grundlag for overførslen i overensstemmelse med kapitel V i GDPR, f.eks. Europa-Kommissionens afgørelse om tilstrækkelighed i overensstemmelse med artikel 45 i GDPR eller Europa-Kommissionens standardbestemmelser i overensstemmelse med artikel 46, stk. 2, litra c).

4. SAMTYKKE

Hvis vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. I den forbindelse er det vigtigt at bemærke, at tilbagetrækningen ikke berører lovligheden af den behandling, der er baseret på dit samtykke før tilbagetrækningen.

5. REGISTREREDES RETTIGHEDER

Når vi behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder som registreret:

• ret til information, dvs. bekræftelse af, om personoplysninger, der vedrører dig, behandles, og hvis ja, information om disse oplysninger (artikel 15 i GDPR)
• ret til berigtigelse og/eller fuldstændiggørelse (artikel 16 i GDPR)
• ret til sletning (artikel 17 i GDPR)
• ret til begrænsning af behandling (artikel 18 i GDPR)
• ret til dataportabilitet (artikel 20 i GDPR)
• ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger (artikel 21 i GDPR).

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du kontakte os som beskrevet i punkt 1 ovenfor.

5.1. RET TIL AT INDGIVE KLAGE

Derudover har du ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed: på dit sædvanlige opholdssted eller arbejdssted eller Hovmands hovedkvarter i forbindelse med Hovmands behandling af dine personoplysninger. Du kan finde yderligere information på Datatilsynets websted: www.datatilsynet.dk.

6. DATASIKKERHED

Vi bruger passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre sikkerheden af de oplysninger, du giver os. Især når vi vurderer beskyttelsesniveauet, tager vi højde for de risici, der er forbundet med denne behandling på dette websted, og især utilsigtet eller ulovlig ødelæggelse, tab, ændring eller uautoriseret videregivelse og/eller adgang til personoplysninger, der overføres, gemmes eller behandles på anden måde.

7. GYLDIGHED OG ÆNDRINGER TIL DENNE ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE

Denne privatlivsmeddelelse er i øjeblikket gyldig og er dateret 11/07/2022.

Som følge af yderligere udvikling af dette websted og dets indhold kan det på grund af ændrede juridiske bestemmelser eller krav fra tilsynsmyndigheder være nødvendigt at ændre denne privatlivsmeddelelse. Du kan til enhver tid se og udskrive den seneste privatlivsmeddelelse ved at besøge https://hovmand.com/da_dk/erklaering-om-databeskyttelse.